bizzEUROPE consulting

SUBSIDIEADVIES EN MANAGEMENT CONSULTING

Subsidiemanagement
Nadat uw aanvraag is goedgekeurd en de beschikking is ontvangen kan er worden begonnen met het uitvoeren van het project. Een project vereist het opzetten van een tijdelijke organisatievorm waarmee vooraf gedefinieerde resultaten moet worden behaald; op een vooraf afgesproken tijdstip, gebruikmakend van vooraf vastgestelde middelen. Dit betekent dat u een projectteam samenstelt dat het project gaat uitvoeren.

Een essentieel onderdeel voor het succesvol uitvoeren van een project is het opzetten en bijhouden van een goedeprojectadministratie om de subsidie te beheren. Een slechte of onvoldoende inzichtelijke projectadministratie kan leiden tot het niet volledig uitbetalen van de subsidie of terugvordering van de reeds ontvangen bijdrage(n).

bizzEUROPE begrijpt dat u uw tijd en middelen liever richt op het realiseren van de projectdoelen in plaats van op de projectadministratie.Op basis van meer dan 15 jaar ervaring met subsidiemanagement kan bizzEUROPE u daarom begeleiden bij het uitvoeren van de volgende activiteiten:

[] Inrichten van de projectadministratie: samenstellen van een digitale en ‘papieren’ projectmap waarin alle gegevens over het project worden opgeslagen. Het gaat hier bijvoorbeeld om het registreren van uren, uitgaven, inkomsten en correspondentie, maar ook om vereisten met betrekking tot (Europees) aanbesteden.
[] Monitoren van de projectindicatoren: worden de in de aanvraag genoemde activiteiten (tijdig) uitgevoerd? Indien dit niet het geval is zal de subsidieverstrekker tijdig moeten worden geïnformeerd zodat er maatregelen kunnen worden genomen.
[] Bijhouden van projectuitgaven: inboeken/registreren van projectuitgaven en/of inkomsten. Dit dient in de meeste gevallen wekelijks te gebeuren om te voorkomen dat er een ‘stuwmeer’ van facturen en bonnetjes ontstaat.
[] Tussentijdse technische rapportages: rapporteren van de uitgevoerde projectactiviteiten in een bepaalde periode (meestal 6 maanden). Indien meerdere partners bij het project betrokken zijn zullen deze ook worden benaderd om input te leveren.
[] Tussentijdse financiële rapportages: dit is een kostenoverzicht van de activiteiten die in een bepaalde periode (meestal 6 maanden) zijn uitgevoerd. De hoogte van deze kosten dienen te corresponderen met het in de begroting genoemde kasritme voor een bepaalde periode. Indien er in een bepaalde periode te weinig of te veel wordt uitgegeven kan dit tot problemen leiden. Bij de financiële rapportage gaat het vooral om het controleren van subsidiabele kosten. De financiële rapportages dienen in de meeste gevallen te worden voorzien van een accountantsverklaring.  
[] Doorvoeren van wijzigingen in het projectbudget en/of het wijzigen van projectactiviteiten: deze kunnen alleen worden doorgevoerd met toestemming van de subsidieverstrekker. Er zal een wijzigingsverzoek moeten worden opgesteld met de juiste argumentatie.

[] Eindrapportage: dit is een overzicht van alle kosten en activiteiten. In de meeste gevallen is de eindrapportage een samenvatting van alle tussentijdse rapportages en een eindanalyse van het project; met een overzicht van de totale projectuitgaven (per partner, indien het een consortium betreft). De eindrapportage wordt door de subsidieverstrekker meestal strenger beoordeeld dan de tussentijdse rapportages.
[] Overige activiteiten die te maken hebben met het projectmanagement zoals bijvoorbeeld presentaties over projectmanagement (tijdens partner meetings) en het maken van projectpublicaties en/of -brochures en content voor project websites.

Subsidiemanagement wordt uitgevoerd op basis van een laag uurtarief; detachering is mogelijk. Voor meer informatie over subsidiemanagement kunt u contact opnemen met bizzEUROPE consulting: info@bizzeurope.eu
.